Accord de traitement des données

1.1Les termes « données à caractère personnel », « traitement », « responsable du traitement », « sous-traitant », « personne concernée » et « violation de données » ont le sens que leur donne l'article 4 du RGPD.

1.2Le Responsable est le photographe, studio ou organisateur titulaire du compte. Le Sous-traitant est LILIAD. Les personnes concernées sont les invités, clients et prospects du Responsable.

1.3Le Responsable garantit disposer d'une base légale pour chacun des traitements qu'il confie, avoir informé les personnes concernées et, s'agissant de la recherche par selfie, avoir recueilli le consentement explicite exigé par l'article 9.2.a du RGPD. Le Sous-traitant fournit les moyens techniques de ce recueil ; il n'en garantit pas la validité juridique, qui dépend des circonstances de la prise de vue.

2.1Le Sous-traitant traite des données pour le compte du Responsable à la seule fin de fournir Temona : hébergement des galeries, contrôle de leur accès, détection et comparaison de visages lorsque la fonction est activée, collecte des coordonnées des invités, envoi des messages déclenchés par le Responsable, gestion de sa relation client et production de statistiques de fréquentation.

2.2Opérations réalisées : collecte, enregistrement, organisation, structuration, conservation, adaptation, extraction, consultation, utilisation, communication par transmission, rapprochement, limitation, effacement et destruction.

2.3Durée : le présent accord produit effet pendant toute la durée du contrat et jusqu'à l'exécution complète des obligations de restitution et de suppression prévues à l'article 11.

3.1Aucune autre catégorie de données sensibles n'est traitée. Le Responsable s'interdit de saisir dans les champs libres du Service des données relatives à la santé, aux opinions politiques, philosophiques ou religieuses, à l'appartenance syndicale, à la vie sexuelle ou à des condamnations pénales.

4.1Instructions documentées (art. 28.3.a). Le Sous-traitant ne traite les données que sur instruction documentée du Responsable. Constituent de telles instructions : le présent accord, les conditions générales, et les actions du Responsable dans l'interface du Service. Si le droit de l'Union ou d'un État membre l'oblige à traiter au-delà, il en informe le Responsable avant traitement, sauf interdiction légale.

4.2Alerte sur instruction illicite. Le Sous-traitant informe immédiatement le Responsable s'il estime qu'une instruction constitue une violation du RGPD ou d'une autre disposition relative à la protection des données, et peut suspendre son exécution jusqu'à confirmation écrite.

4.3Confidentialité (art. 28.3.b). Les personnes autorisées à traiter les données sont astreintes à une obligation de confidentialité contractuelle, limitées au strict nécessaire, et leurs accès sont journalisés.

4.4Sécurité (art. 32). Le Sous-traitant met en œuvre les mesures décrites en annexe 1, qu'il peut faire évoluer sans jamais diminuer le niveau de protection convenu.

4.5Assistance (art. 28.3.e et f). Le Sous-traitant assiste le Responsable, compte tenu de la nature du traitement et des informations dont il dispose, pour répondre aux demandes d'exercice de droits, garantir la sécurité, notifier les violations, et réaliser une analyse d'impact ainsi que la consultation préalable de l'autorité de contrôle.

4.6Mise à disposition des informations (art. 28.3.h). Le Sous-traitant tient à la disposition du Responsable toutes les informations nécessaires pour démontrer le respect du présent article.

4.7Registre (art. 30.2). Le Sous-traitant tient un registre des catégories de traitements effectués pour le compte du Responsable et le communique sur demande.

4.8Absence d'usage propre. Le Sous-traitant s'interdit d'utiliser les données à ses propres fins, de les commercialiser, de les céder, de les enrichir ou de s'en servir pour entraîner un modèle d'apprentissage automatique. Il peut produire des statistiques strictement anonymes, ne permettant la réidentification d'aucune personne ni d'aucun compte.

• déterminer les finalités et les moyens des traitements qu'il confie, et en garantir la licéité ;
• informer les personnes concernées et recueillir les consentements requis, notamment le consentement explicite pour la recherche par selfie ;
• recueillir les autorisations de droit à l'image, y compris parentales pour les mineurs ;
• ne publier que des contenus dont il détient les droits ;
• configurer les galeries avec un niveau de protection adapté à leur sensibilité, notamment en activant le code d'accès ;
• répondre aux demandes d'exercice de droits qui lui sont adressées, avec l'assistance du Sous-traitant ;
• supprimer les galeries et les données dont la conservation n'est plus justifiée.

6.1Le Responsable autorise de façon générale le Sous-traitant à recourir aux sous-traitants ultérieurs listés ci-dessous, conformément à l'article 28.2 du RGPD.

6.2Tout ajout ou remplacement est notifié au Responsable 30 jours au moins avant sa mise en service. Le Responsable peut s'y opposer pour un motif tenant à la protection des données ; à défaut de solution alternative, il peut résilier le contrat sans frais et obtenir le remboursement de la période non courue.

6.3Le Sous-traitant impose à chaque sous-traitant ultérieur, par contrat, des obligations équivalentes à celles du présent accord. Il demeure pleinement responsable envers le Responsable de l'exécution de leurs obligations.

Les données sont hébergées et traitées au sein de l'Union européenne, en France. Le Sous-traitant ne procède à aucun transfert hors de l'Espace économique européen sans base juridique valable au sens du chapitre V du RGPD — décision d'adéquation ou clauses contractuelles types assorties, le cas échéant, de mesures supplémentaires. Les accès techniques ponctuels de prestataires établis hors de l'EEE sont encadrés dans les mêmes conditions et mentionnés à l'article 6.

8.1Le Sous-traitant met à la disposition du Responsable les fonctions permettant de répondre aux demandes d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition et de portabilité : consultation et export depuis l'interface, suppression d'une galerie, d'une photographie ou d'un contact.

8.2Il met en outre à la disposition directe des personnes concernées une page d'effacement en libre accès, permettant la suppression immédiate de leurs données et le retrait de leur consentement biométrique.

8.3Toute demande adressée par erreur au Sous-traitant est transmise au Responsable sans délai ; le Sous-traitant n'y répond pas de sa propre initiative, sauf lorsqu'elle porte sur ses propres traitements.

9.1Le Sous-traitant notifie au Responsable toute violation de données à caractère personnel dans un délai maximum de 48 heures après en avoir pris connaissance, par courrier électronique à l'adresse du compte.

9.2La notification décrit la nature de la violation, les catégories et le nombre approximatif de personnes et d'enregistrements concernés, les conséquences probables, les mesures prises ou proposées, et le point de contact permettant d'obtenir des informations complémentaires. Les éléments indisponibles au moment de la notification sont communiqués au fur et à mesure.

9.3Il appartient au Responsable de notifier l'autorité de contrôle (art. 33) et, le cas échéant, d'informer les personnes concernées (art. 34). Le Sous-traitant lui apporte son assistance.

10.1Le Sous-traitant fournit sur demande la documentation attestant du respect de ses obligations : description des mesures de sécurité, liste des sous-traitants, registre des catégories de traitements et, s'il en dispose, rapports d'audit de ses propres prestataires.

10.2Le Responsable peut faire réaliser un audit, au maximum une fois par période de douze mois, sauf incident de sécurité avéré, sous réserve d'un préavis de trente jours, pendant les heures ouvrées, sans perturber l'exploitation, par un auditeur indépendant non concurrent du Sous-traitant et tenu à la confidentialité. Les frais sont à la charge du Responsable, sauf si l'audit révèle un manquement substantiel.

11.1À la cessation du contrat, le Responsable choisit entre la restitution et la suppression de ses données. À défaut de choix exprimé dans un délai de 30 jours, la suppression s'applique.

11.2Les données restent accessibles en export pendant 30 jours, puis sont supprimées de façon définitive, sauvegardes comprises, au plus tard 60 jours après la cessation. Les gabarits biométriques sont supprimés en même temps que les photographies dont ils proviennent.

11.3Font seules exception les données dont la conservation est imposée par la loi, notamment les pièces comptables. Elles sont alors isolées, gelées et ne font plus l'objet d'aucun autre traitement.

11.4Le Sous-traitant atteste par écrit de la suppression sur simple demande du Responsable.

Chaque partie répond des dommages causés par un traitement effectué en violation du RGPD dans les conditions de son article 82. Les limitations convenues à l'article 17 des conditions générales s'appliquent aux rapports entre les parties, sans pouvoir être opposées à une personne concernée ni à une autorité de contrôle.

A1.1Les mesures suivantes sont effectivement mises en œuvre à la date figurant en tête du présent document.

A1.2Ces mesures sont réexaminées au moins une fois par an et à chaque évolution significative du Service.